Esta semana estamos trabalhando com alguns clientes novos, é muito interessante o comportamento e o esclarecimento dos novatos. Assim que os usuários são liberados para acesso ao CRM, e ao portal de treinamento, o gestor de projeto já pergunta sobre customizações e melhorias na ferramenta.
O pedido mais recente foi de customização do módulo de propostas já puxando para o template de geração de PDF, a empresa é especializada em ensaios e medições laboratoriais, possui uma extensa lista de serviços específicos para cada situação que eles atendem, a estrutura da montagem da proposta é baseada no produto que será feito o ensaio a partir daí é especificado a norma que será seguida e depois claro os valores que serão cobrados.
Como normalmente o orçamento é feito em blocos de produtos, cada proposta tem um grupo de informações para cada produto com suas normas, até esse ponto a versão padrão do Simple Pack CRM® conseguiu atender. As melhorias solicitadas vieram no sentido de trocar o nome de alguns campos, conforme o dialeto da equipe, também rolou a solicitação de automação do código sequencial nas propostas e finalizando com um controle de versão. Assim de bate pronto podem parecer alterações muito simples, contudo o efeito na rotina do dia a dia da empresa gera resultados expressivos, explico melhor.
Apenas com automação da montagem dos código das propostas foi eliminado o processo de consulta do último número, em uma pasta compartilhada, e a possibilidade de equívoco na numeração gerando duplicidade ou pulando a sequência. Poder contar com processo automático e consulta geração da numeração da proposta reduz em até 3 minutos o tempo para geração e envio do arquivo para o cliente, como eu sempre digo, pode não parecer muita coisa mas se você emitir 30 propostas é uma hora e meia de trabalho economizado na rotina do time de vendas, isso todo santo dia se multiplicar por 5 estamos falando de 24h ou um dia de trabalho apenas para controlar a numeração das propostas.
Aí podemos entrar na “piração” de projetar os números por ano, 54 dias reservados apenas para simples operação e controle da numeração das propostas, é muito tempo investido para realizar uma operação tão simplória e que pode gerar uma série de inconvenientes com os clientes pela simples troca de um número sequencial.
Automatizar a montagem de uma proposta é um processo construído sobre uma base de dados de cadastro de clientes, produtos e serviços relacionados com a tabela de preços. Claro que sem esquecer da apresentação estética e as informações necessárias na proposta ao somar todo o tempo para montagem, e com isso estou me referindo a um funcionário treinado e experiente na rotina de geração das propostas, revisão e envio do arquivo em PDF ou impressão para encaminhar para o cliente podemos constatar o custo ou prejuízo em trabalhar o processo sem a padronização e já mensionada automação.
Caminhando para o fechamento deste post, agradeço a você por chegar até aqui e convido a visitar uma breve apresentação de uma parte do processo de automação de geração das propostas clicando no link https://www.solucoesemcrm.com.br/template-de-proposta/ desejo um excelente dia e bons negócios.